Een Employee Experience plan maken: dat is één van de doelen van Marieke Michel als Chief Employee Experience bij Fortezza. In haar vorige blog (Waar begin je bij het bouwen van een Great Place to Work?) beschreef Marieke dat zij hiervoor een analyse van het beleid heeft gemaakt. In deze nieuwe blog vertelt zij meer over deze analyse, hoe zij dat heeft aangepakt en waarom dit naar haar mening zo belangrijk is.
Employee Experience beleid: actief en bewust aan de slag met de medewerkersbeleving
Beleid klinkt heel formeel, maar het gaat verder dan regels en procedures. Met beleid bedoel ik eigenlijk alle formele en informele afspraken, regels, gebruiken en initiatieven die een organisatie heeft met betrekking tot haar medewerkers. Dit gaat dus over verschillende procedures zoals het aanvragen van verlof, het opleidingsbudget, het onboarding proces en het functiehuis. Maar ook het initiatief van een medewerker om spelletjes avonden te organiseren, wat vervolgens wordt ondersteund door de organisatie met het beschikbaar stellen van een locatie en eten. Dit kan nergens zijn vastgelegd, maar toch elke maand plaatsvinden. Het gaat eigenlijk om alles wat de organisatie actief en bewust doet dat de medewerkersbeleving (Employee Experience, oftewel EX) beïnvloedt.
Wat te doen bij groei?
Als een bedrijf groeit komen er steeds meer regels, afspraken en procedures bij. Sommige worden heel bewust gemaakt en goed doordacht en anderen ontstaan natuurlijk. Het is als organisatie heel waardevol om eens in de zoveel tijd een stap terug te doen en van een afstand te kijken of wat je hebt aan (EX) beleid nog steeds het gewenste effect heeft. De behoeften van medewerkers veranderen, strategie wordt bijgestuurd en 20 medewerkers vragen wat anders dan 200 medewerkers. Als er bijvoorbeeld wordt geconstateerd dat de samenwerking tussen afdelingen steeds minder wordt, kun je vervolgens kijken wat je beleidsmatig kunt doen om deze ontwikkeling terug te draaien. Blijkbaar volstaat wat je deed niet meer of is er iets verandert dat dit effect opwekt.
9 Employee Experience thema's
Een methode die ik hier zelf voor gebruik is die van Great Place to Work. Ik ben nu eenmaal een oud-GPTWer en gebruik het gedachtegoed nog regelmatig in mijn werk en zal hier dus ook vaker naar refereren. Great Place To Work evalueert het beleid van organisaties via de Culture Audit. Ze vragen de deelnemende organisaties om in kaart te brengen hoe hun beleid er uit ziet, evalueren dat vervolgens en zetten het naast de uitkomsten van het medewerkers onderzoek.
De Culture Audit methode, of structuur kan ik beter zeggen, is geen geheim en kun je dus ook heel goed toepassen als je zelf eens kritisch naar je beleid wilt kijken binnen je organisatie.
Great Place To Work gebruikt namelijk 9 thema’s met elk overkoepelende vragen:
- Werven en verwelkomen: Hoe werft de organisatie mensen die passen binnen de cultuur? Hoe verwelkomt de organisatie nieuwe medewerkers en helpt ze op weg?
- Inspireren: Hoe inspireert de organisatie medewerkers in dat hun werk meer betekenis heeft dan zomaar een baan?
- Spreken: Hoe deelt de organisatie regelmatig en transparant belangrijke informatie?
- Luisteren: Op welke manier kunnen medewerkers feedback geven over hun werk(omgeving), worden zij betrokken en kunnen zij ongewenste situaties aangeven?
- Bedanken: Hoe toont de organisatie waardering voor extra inzet, goede resultaten of andere successen van medewerkers?
- Zorgen: Hoe helpt de organisatie medewerkers om een balans te vinden tussen werk en privé? Hoe ondersteunt de organisatie medewerkers tijdens en na belangrijke levensgebeurtenissen?
- Ontwikkelen: Hoe laat de organisatie medewerkers hun talenten ontwikkelen en vergroot je hun persoonlijke groei?
- Vieren: Hoe viert de organisatie successen en stimuleer je een teamgevoel?
- Delen: Hoe bevordert de organisatie een gevoel van eerlijkheid en transparantie over beloning? Hoe kunnen medewerkers deelnemen en bijdragen aan het MVO-beleid?
Door het simpelweg beantwoorden van deze vragen en dan eens met elkaar te kijken naar de antwoorden krijg je al een heel goed beeld van waar je staat. Het is een hele handige tool voor een stuk reflectie op je Employee Experience. Op sommige thema’s zul je misschien verrassend veel kunnen invullen en op andere thema’s heb je geen input. Dat zegt al wat natuurlijk.
5 criteria ter verbetering
Daarnaast kun je de 5 criteria die Great Place To Work gebruikt om het beleid te beoordelen zelf ook gebruiken om het te wegen en te verbeteren. Stel jezelf deze vragen per thema:
- Hoe gevarieerd is ons aanbod?
- Hoe origineel is het wat we doen en is het typisch voor ons?
- Is het voor iedereen gelijk en betrekken we medewerkers erbij?
- Zie je in het beleid een oprecht gevoel van waardering, vrijgevigheid en persoonlijke aandacht terug?
- Is er een duidelijke link met visie, missie en kernwaarden?
Het is namelijk belangrijk om stil te staan bij hoe je iets doet en niet alleen bij wat je doet. Bijvoorbeeld:
Wat: We hebben een opleidingsbudget van X-bedrag.
Hoe: We maken medewerkers bewust van het opleidingsbudget via de volgende kanalen……. en we creëren ruimte voor medewerkers om er gebruik van te maken door…. Ons opleidingsbudget is bijzonder omdat….
De negen thema’s beïnvloeden de medewerkersbeleving. Maar door het zo in te delen, wordt Employee Experience ineens behapbaar en kun je gerichter gaan ontwikkelen en bijsturen. Voor het Employee Experience plan bij mijn organisatie is dit dan ook precies wat ik heb gedaan: gekeken wat de organisatie deed op de verschillende gebieden en dit vervolgens gescoord (score van 1-5 punten op elke criteria bij elk thema) zodat makkelijk te zien was op welke thema’s de organisatie sterk en minder sterk ontwikkeld was. Dit heb ik uiteindelijk naast de organisatie- en medewerkersbehoefte gelegd om prioriteiten te stellen.
De rol van praktische zaken op de Employee Experience
Deze exercitie bood mij gelijk de mogelijkheid om wat zaken op orde te brengen. Het klinkt zo logisch en normaal om de (HR-) zaken goed op orde te hebben, maar toch wordt het effect vaak, met name bij kleine organisaties, onderschat. Onduidelijkheid en irritatie rondom het regelen van praktische zaken kan leiden tot enorme frustraties bij medewerkers en heeft een grote invloed op de Employee Experience. Niet weten hoe je je vakantiedagen moet aanvragen of wat er van je verwacht wordt bij verjaardagen lijkt misschien iets kleins, maar is voor een (nieuwe) medewerker frustrerend als hij of zij niet weet hoe hij/zij dit moet regelen of bij wie hij/zij hiervoor terecht kan. Zo’n eerste maand is immers al spannend genoeg en kost al genoeg energie. Je wilt dan zorgen dat er geen energie verspilt gaat aan “randzaken”.
Terwijl ik bezig was met de analyse was dat mijn tweede grote aandachtspunt: alle praktische HR gerelateerde zaken op orde brengen en hierin één lijn trekken. Dat kwam neer op het doorspitten, aanpassen en opstellen van contracttemplates, personeelsdossiers, verzuimregelingen, verlofregelingen, cadeauregelingen, mobiliteitsregeling, pensioenregeling, opleidingsregelingen, verzekeringen en ga zo maar door. Hierbij stelde ik mijzelf steeds de vragen: ‘Ondersteunen we hiermee de medewerker?’, ‘Heeft deze regeling het gewenste effect voor de organisatie?’ en ‘Doen we hier iets wat de Employee Experience negatief beïnvloed?’ Mocht ik het gevoel hebben dat zaken een verkeerd effect hadden, dan kwam het op de agenda bij de directie om te bespreken.
Het op orde brengen van de HR-zaken hielp mij enorm bij het leren kennen van de organisatie en bij de analyse. Uiteindelijk heeft dit geleid tot de publicatie van een online Handboek waarmee alle medewerkers makkelijk worden geïnformeerd over het huidige beleid en de bestaande processen. In de komende jaren zullen we dit verder gaan uitbouwen, bijschaven en ons op sommige vlakken gaan onderscheiden, maar voor nu staat er in elk geval een basis waarop gebouwd kan worden en die voor iedereen helder is. Door de publicatie van dit handboek zagen medewerkers en management ook meteen een effect van mijn komst. Dit soort ‘quick wins’ helpen dus ook om je waarde zichtbaar te maken.
Meer waardering naar elkaar uitspreken door ForTHANKzza
Als HR of EX verantwoordelijke binnen jouw organisatie kun je het meeste invloed uitoefenen via beleid. Hier zitten jouw ‘wapens’. Door bijvoorbeeld iets nieuws te ontwikkelen op een thema waar voorheen nooit aandacht aan is besteed laat je een ander geluid horen en kun je indirect ook een bepaald gedrag stimuleren. Dit kan een enorm effect hebben, zelfs als het initiatief zelf niet eens zo bijzonder is. Bij Fortezza hebben wij bijvoorbeeld de ForTHANKzza chocoladereep geïntroduceerd. Werknemers onderling kunnen deze gebruiken om elkaar te bedanken, wanneer zij vinden dat een collega een stapje extra gedaan heeft en daarvoor waardering verdient. Dit initiatief resulteert er in dat waardering nu vaker wordt uitgesproken naar elkaar en er echt even wordt stilgestaan bij persoonlijke successen.
Onderneem wel altijd gerichte initiatieven en met een duidelijke reden. Zomaar een pingpongtafel neerzetten omdat dat hip is en omdat andere bedrijven hem ook hebben, is leuk, maar een losse flodder. Een pingpongtafel neerzetten omdat er klachten zijn van het te veel en te lang achter de computer zitten bij medewerkers of om interactie tussen afdelingen te stimuleren (door bijvoorbeeld er een toernooi aan te koppelen) is gericht EX beleid ‘maken’.
Lees ook: Dit maakt je als organisatie een aantrekkelijke werkgever
Daarom is af en toe die stap terug ook zo belangrijk. Door weer even te kijken naar de 9 thema’s en bewust te kiezen waar je op in wilt zetten en met welke reden, bouw je aan duurzaam beleid dat strategie ondersteunt. Daarnaast krijg je ook inzicht in wat niet meer werkt en bespaar je moeite, tijd en geld door hier mee te stoppen. Ik stel mijzelf bij alles wat ik initieer de vraag wat ik er mee wil bereiken, maar kies er ook bewust voor om dit jaar bepaalde thema’s nog niet aan te raken, omdat het anders te veel wordt. Begin volgend jaar kijk ik weer door de bril van de 9 thema’s, naar de organisatiedoelstellingen van dat jaar, en bepaal op die manier met welke thema’s ik dat jaar aan de slag ga.
Maak behapbare onderdelen van de Employee Experience
Concluderend, wil je aan de slag met Employee Experience, kijk dan vooraf kritisch naar bestaand beleid, initiatieven en programma’s en neem deze analyse mee in de keuzes die je maakt. De structuur van Great Place To Work’s Culture Audit kan hier ontzettend mee helpen en verkleint de grote omgang van Employee Experience naar behapbare onderdelen. Herhaal deze check elk jaar om te zien hoe de organisatie zich ontwikkelt en neem het mee in de doelstellingen van dat jaar. Let wel op: beleid staat natuurlijk niet op zichzelf en maak je uiteindelijke keuzes pas als je de behoefte van medewerkers en organisatiedoelstellingen hebt afgezet tegen bestaand beleid.
Heb je vragen aan Marieke? Neem dan contact met haar op via m.michel@fortezza-ict.nl of maak een connectie op LinkedIn.
Wellicht vind je dit ook interessant:
- Whitepaper: "De rol van leiderschap in employee experience"
- Een Culture Audit kick-off sessie: ga een dagdeel aan de slag met een Great Place To Work consultant om een eerste inventarisatie te maken van jullie input op de 9 thema's. Neem contact op voor meer informatie.
- Best Practices gids 2019: ontdek praktische voorbeelden van de Best Workplaces.
