Spreken is een vak op zich. Al in de Klassieke Oudheid werden boeken geschreven en cursussen gegeven over het beheersen en verbeteren van retoriek. De manier waarop de boodschap wordt overgebracht, zegt alles over hoe die wordt ontvangen en hoe daarop wordt gereageerd. Zo ook in organisaties. De effectiviteit van de boodschap van een organisatie, zoals doelen en een visie, hangt af van de manier waarop een leider communiceert. Echter, in de praktijk doen organisaties dit niet altijd even succesvol. Want doelen en een visie heb je. Maar hoe breng je die dan over?
Transparante communicatie
Een van de negen beleidsterreinen van de Culture Audit is Spreken. In een transactionele omgeving uit Spreken zich alleen in eenrichtingsverkeer. Enkel de need-to-knows worden gecommuniceerd naar de medewerker toe. Binnen een relationele omgeving, waarbij interactie tussen managers en medewerkers de boventoon voert, is dit anders. Informatie wordt frequent en in zijn totaliteit gedeeld op verschillende manieren. Leiders brengen nieuws persoonlijk over om een cultuur van transparantie te stimuleren. Dit kan bijvoorbeeld worden gedaan door middel van regelmatige update-meetings betreffende de bedrijfsstrategie en de stand van zaken. Ook kan dit worden gestimuleerd via andere fora, waarbij werknemers de mogelijkheid hebben om met elkaar te overleggen en te discussiëren over wat er gaande is. Daarbij wordt er gecommuniceerd op een informele en vriendelijke manier.
Best Practice Lean Consultancy Group: Obeya
Obeya is opgezet door Lean Consultancy Group om transparante communicatie te bevorderen. De Obeya is een standaard onderdeel van de LCG-dagen. Obeya betekent letterlijk “open ruimte”, en dat is het ook. Een grote, open ruimte waar alle activiteit in het bedrijf te volgen is als een soort grote cockpit waar iedereen in kan staan. Hierin kun je aflezen waar Lean Consultancy Group voor staat. Dit varieert van korte en lange termijn doelen, de recente cijfers en trends tot aan de lopende processen en hun status (duim omhoog of duim omlaag). De projecten en hun status worden behandeld (Op te pakken / Plan / Do / Study / Act) alsook de stand van zaken met betrekking tot kleine verbeterpunten.
LCG ziet de Obeya als visueel hulpmiddel met een gezamenlijke verantwoordelijkheid en zorgt ervoor dat zij transparant zijn over de interne organisatie. De discussie in de Obeya helpt om de juiste dingen op te pakken en hierop te sturen. Zij bespreken daar met elkaar welke cijfers hun klanten geven (NPS) en welke tips & tops zij aandragen. Ook is zichtbaar welke processen goed lopen en welke extra aandacht vereisen. Daarnaast bespreken ze met welke verbeteringen zij bezig zijn, zowel de kleine punten als grote projecten.
Waarom een Best Practice?
Great Place to Work heeft vijf criteria ontwikkeld waarmee werkgeversbeleid wordt beoordeeld. Deze zijn van belang voor het ontwikkelen van een sterke organisatiecultuur en het effectiever maken van het beleid. Van de vijf criteria blinkt deze Best Practice uit in Originaliteit, Warmte en Integratie. De Obeya-sessies van LCG vormen een Best Practice, omdat iedere medewerker hierin wordt gehoord en verschillende kansen krijgt om de doelstellingen van LCG tot zich te nemen. Naast dat het management met open vizier spreekt over de plannen en toekomst, biedt Obeya ook voor medewerkers een kans om vragen te stellen of hun mening te geven. De hoeveelheid onderwerpen dat aan bod komt, samen met het feit dat iedereen aanwezig is, zorgt voor een grote mate van Variëteit en Toegankelijkheid.
Transparante communicatie als de norm
Het delen van informatie vergt dus meer dan alleen een toespraak. Om het Spreken succesvol te maken zullen medewerkers op een persoonlijke manier regelmatig via verschillende kanalen moeten worden geüpdatet. Communicatie moet niet alleen eenrichtingsverkeer zijn, maar door betrokkenheid van alle werknemers op een originele en warme manier worden gefaciliteerd. Zij zorgen immers voor de realisatie van de visie en doelen. Voorkom daarom dat de visie slechts een idee blijft en maak van transparante communicatie de norm.
Interesse in dit onderwerp? Lees dan ook:
- Drie tips voor transparante communicatie
- Ontdek andere inspirerende voorbeelden in de Best Practices gids 2018
- 10 voordelen van een transparante organisatiecultuur
Wil je op de hoogte blijven van nieuwe publicaties, events en ander nieuws? Volg ons dan op LinkedIn en meld je aan voor de nieuwsbrief!
